KPI’s. Cómo crear y utilizar Indicadores en Excel

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    Creación de Indicadores KPI en Excel

    Los KPIs (Key Performance Indicators) son medidas cuantitativas que reflejan la eficacia con la que una empresa o proyecto está logrando sus metas. Los KPIs te permiten monitorizar el progreso, identificar las áreas de mejora y comunicar los resultados de forma clara y visual.

    Excel es una herramienta muy útil para crear y gestionar los KPIs, ya que te ofrece la posibilidad de organizar los datos, aplicar fórmulas, crear gráficos y diseñar dashboards personalizados. Además, Excel se integra con otras herramientas como Power Pivot, OneDrive o Teams, lo que facilita el análisis y la colaboración.

    En este artículo te mostraremos cómo crear y utilizar los KPIs en Excel paso a paso, con ejemplos reales y plantillas descargables. Aprenderás a definir los KPIs adecuados para cada objetivo, a calcularlos y darles formato en Excel, a crear un dashboard de KPIs y a compartirlo y actualizarlo con otros usuarios.

    Cómo definir los KPIs adecuados para cada objetivo

    Antes de crear los KPIs en Excel, es necesario definir qué quieres medir y por qué. Para ello, debes seguir estos pasos:

    Cómo identificar los objetivos SMART de tu empresa o proyecto

    Los objetivos SMART son aquellos que cumplen con las siguientes características: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales. Estos objetivos te ayudan a establecer lo que quieres lograr de forma clara y realista.

    Por ejemplo, un objetivo SMART podría ser: aumentar las ventas online en un 20% en el primer trimestre del año.

    Cómo seleccionar los indicadores clave de rendimiento (KPIs) que se alineen con tus objetivos

    Los indicadores clave de rendimiento (KPIs) son las variables que te permiten evaluar el grado de cumplimiento de tus objetivos. Los KPIs deben estar alineados con tus objetivos y ser fáciles de medir y comunicar.

    Por ejemplo, un KPI para el objetivo anterior podría ser: el número de ventas online realizadas en el primer trimestre del año.

    Cómo establecer las metas y los umbrales de los KPIs, las fuentes de datos y la frecuencia

    Las metas son los valores que quieres alcanzar con tus KPIs. Los umbrales son los rangos que determinan el estado de tus KPIs (por ejemplo: verde si se cumple o supera la meta, amarillo si se está cerca de cumplirla o rojo si no se cumple). 

    Las fuentes de datos son los lugares donde obtienes la información para calcular tus KPIs (por ejemplo: una base de datos, un archivo CSV o una hoja de Excel).

     La frecuencia de actualización es la periodicidad con la que revisas y actualizas tus KPIs (por ejemplo: diaria, semanal o mensual).

    Por ejemplo, para el KPI anterior podrías establecer: una meta de 1000 ventas online en el primer trimestre del año, un umbral verde si se alcanzan o superan las 1000 ventas, un umbral amarillo si se están entre 800 y 999 ventas y un umbral rojo si se están por debajo de 800 ventas; una fuente de datos que sea el sistema de gestión de pedidos online; y una frecuencia de actualización semanal.

    Cómo crear los KPIs en Excel paso a paso

    Una vez que hayas definido tus KPIs, es hora de crearlos en Excel. Para ello, debes seguir estos pasos:

    Cómo organizar los datos de los KPIs en tablas dinámicas y gráficos

    Las tablas dinámicas y los gráficos son herramientas de Excel que te permiten resumir, filtrar y ordenar los datos de forma interactiva. Estas herramientas son muy útiles para analizar y visualizar los KPIs, ya que te ofrecen diferentes opciones de presentación y personalización.

    Por ejemplo, para crear una tabla dinámica con el KPI de ventas online, debes seleccionar los datos que quieres incluir (por ejemplo: fecha, producto, cantidad y precio), ir a la pestaña Insertar y hacer clic en Tabla dinámica. Luego, debes arrastrar los campos que quieres usar como filas, columnas, valores o filtros en el panel de la tabla dinámica. Por último, puedes aplicar diferentes formatos y estilos a la tabla dinámica desde la pestaña Diseño.

    Para crear un gráfico con el KPI de ventas online, debes seleccionar la tabla dinámica que acabas de crear, ir a la pestaña Insertar y hacer clic en el tipo de gráfico que prefieras (por ejemplo: un gráfico de columnas). Luego, puedes modificar el título, las etiquetas, los ejes y el diseño del gráfico desde la pestaña Diseño o Formato.

    Cómo aplicar fórmulas y funciones de Excel para calcular los valores de los KPIs

    Las fórmulas y funciones de Excel son expresiones que te permiten realizar cálculos con los datos. Estas expresiones son muy útiles para calcular los valores de los KPIs, como el porcentaje de cumplimiento, el crecimiento, la desviación o el retorno de la inversión.

    Por ejemplo, para calcular el porcentaje de cumplimiento del KPI de ventas online, debes dividir el valor actual por la meta y multiplicarlo por 100. Puedes usar la función SUMA para sumar las ventas online del primer trimestre y la función DIVIDIR para dividirlo por la meta. La fórmula sería: =DIVIDIR(SUMA(B2:B13),1000)*100

    Para calcular el crecimiento del KPI de ventas online, debes restar el valor actual al valor anterior y dividirlo por el valor anterior. Puedes usar la función SUMA para sumar las ventas online del primer trimestre y del trimestre anterior y la función DIVIDIR para dividir la diferencia por el valor anterior. La fórmula sería: =DIVIDIR(SUMA(B2:B13)-SUMA(C2:C13),SUMA(C2:C13))*100

    Para calcular la desviación del KPI de ventas online, debes restar el valor actual a la meta y dividirlo por la meta. Puedes usar la función SUMA para sumar las ventas online del primer trimestre y la función DIVIDIR para dividir la diferencia por la meta. La fórmula sería:

    				
    					=DIVIDIR(SUMA(B2:B13)-1000;1000)*100
    				
    			

    Para calcular el retorno de la inversión del KPI de ventas online, debes restar el beneficio al costo y dividirlo por el costo. 

    Puedes usar la función SUMAPRODUCTO para multiplicar las cantidades por los precios y restarlos a los costos y la función DIVIDIR para dividir la diferencia por los costos. La fórmula sería:

    				
    					=DIVIDIR(SUMAPRODUCTO(B2:B13,D2:D13)-SUMA(E2:E13);SUMA(E2:E13))*100
    				
    			

    Cómo dar formato y estilo a los KPIs en Excel

    El formato y el estilo de los KPIs en Excel son aspectos importantes que debes cuidar para resaltar la información más relevante y mejorar la presentación. Puedes aplicar diferentes formatos y estilos a los datos, las tablas dinámicas, los gráficos y las celdas desde las pestañas Inicio, Diseño o Formato.

    Por ejemplo, para dar formato y estilo al KPI de ventas online, puedes hacer lo siguiente:

    • Aplicar un formato de número con dos decimales y un símbolo de porcentaje a las celdas que contienen los valores del KPI.
    • Aplicar un formato condicional con escala de color o iconos a las celdas que contienen los valores del KPI para indicar el estado de cumplimiento (verde, amarillo o rojo).
    • Aplicar un estilo de tabla dinámica con colores y bordes a la tabla dinámica que contiene el KPI.
    • Aplicar un estilo de gráfico con colores y efectos al gráfico que contiene el KPI.
    • Ajustar el tamaño y la posición de las celdas, la tabla dinámica y el gráfico para que se vean bien en la hoja de Excel.

    Cómo crear un dashboard de KPIs en Excel

    Un dashboard de KPIs es un panel que te muestra una visión global y detallada del rendimiento de tu empresa o proyecto. Un dashboard de KPIs te ayuda a tener una mejor comprensión de los datos, a detectar las tendencias y los problemas y a tomar acciones correctivas o preventivas.

    Para crear un dashboard de KPIs en Excel, debes seguir estos pasos:

    Qué es un dashboard de KPIs y cómo ayuda a tu empresa o proyecto

    Un dashboard de KPIs es una herramienta de gestión que te permite visualizar los indicadores clave de rendimiento (KPIs) de tu empresa o proyecto en un solo lugar. Un dashboard de KPIs te ayuda a tener una visión global y detallada del rendimiento de tu empresa o proyecto, ya que te muestra los valores actuales, las metas, los umbrales y las tendencias de los KPIs.

    Un dashboard de KPIs te ofrece varias ventajas, como:

    • Ahorrar tiempo y recursos al tener toda la información en un solo lugar.
    • Facilitar el análisis y la interpretación de los datos al usar gráficos y colores.
    • Mejorar la comunicación y la transparencia al compartir los resultados con otros usuarios.
    • Aumentar la motivación y el compromiso al mostrar el progreso y el impacto de las acciones.

    Cómo diseñar un dashboard de KPIs en Excel que sea claro, atractivo y fácil de interpretar

    Para diseñar un dashboard de KPIs en Excel que sea claro, atractivo y fácil de interpretar, debes seguir estos consejos y buenas prácticas:

    • Define el objetivo y el público del dashboard: ¿qué quieres mostrar y a quién?
    • Selecciona los KPIs más relevantes y significativos para tu objetivo y público: ¿qué quieres medir y por qué?
    • Organiza los KPIs en una estructura lógica y coherente: ¿cómo quieres agruparlos y ordenarlos?
    • Elige los tipos de gráficos más adecuados para cada KPI: ¿cómo quieres representarlos visualmente?
    • Usa colores, iconos e imágenes para resaltar la información más importante: ¿cómo quieres llamar la atención sobre lo que más importa?
    • Añade títulos, etiquetas y comentarios para explicar los datos: ¿cómo quieres facilitar la comprensión de lo que muestras?
    • Simplifica y elimina lo innecesario: ¿qué puedes quitar o reducir para evitar distracciones o confusiones?

    Cómo insertar los KPIs en el dashboard de Excel usando objetos

    Para insertar los KPIs en el dashboard de Excel, puedes usar objetos como cuadros de texto, formas, iconos o imágenes. Estos objetos te permiten añadir elementos visuales que complementen y enriquezcan la información de los KPIs.

    Por ejemplo, para insertar un KPI en el dashboard de Excel, puedes hacer lo siguiente:

    1. Copia la celda que contiene el valor del KPI y pégala en la hoja donde quieres crear el dashboard.
    2. Ajusta el tamaño y la posición de la celda para que se adapte al espacio disponible.
    3. Aplica un formato y un estilo a la celda para que se vea bien (por ejemplo: color, fuente, bordes, etc.).
    4. Inserta un cuadro de texto y escribe el nombre del KPI. Coloca el cuadro de texto encima o debajo de la celda con el valor del KPI.
    5. Aplica un formato y un estilo al cuadro de texto para que se vea bien (por ejemplo: color, fuente, alineación, etc.).
    6. Inserta una forma (por ejemplo: un rectángulo) y colócala detrás de la celda y el cuadro de texto. Ajusta el tamaño y la posición de la forma para que cubra el fondo de ambos objetos.
    7. Aplica un formato y un estilo a la forma para que se vea bien (por ejemplo: color, relleno, contorno, etc.).
    8. Inserta un icono o una imagen que represente el KPI (por ejemplo: un símbolo de moneda para las ventas). Coloca el icono o la imagen al lado de la celda con el valor del KPI.
    9. Aplica un formato y un estilo al icono o la imagen para que se vea bien (por ejemplo: color, tamaño, rotación, etc.).

    Cómo compartir y actualizar los KPIs en Excel

    Una vez que hayas creado tu dashboard de KPIs en Excel, es importante que lo compartas y lo actualices con otros usuarios. De esta forma, podrás mantener a todos informados sobre el rendimiento de tu empresa o proyecto y fomentar la colaboración y la mejora continua.

    Para compartir y actualizar los KPIs en Excel, debes seguir estos pasos:

    Cómo proteger los datos y las fórmulas de los KPIs en Excel para evitar errores o modificaciones

    Los datos y las fórmulas de los KPIs en Excel son elementos sensibles que debes proteger para evitar errores o modificaciones no deseadas. Puedes proteger los datos y las fórmulas de los KPIs en Excel usando las opciones de bloqueo, ocultación y protección de celdas, hojas y libros.

    Por ejemplo, para proteger los datos y las fórmulas de los KPIs en Excel, puedes hacer lo siguiente:

    1. Selecciona las celdas que contienen los datos o las fórmulas de los KPIs que quieres proteger.
    2. Haz clic derecho sobre las celdas seleccionadas y elige Formato de celdas.
    3. En la pestaña Proteger, marca la casilla Bloqueada y haz clic en Aceptar.
    4. Repite este proceso para todas las celdas que quieras proteger.
    5. Si quieres ocultar las fórmulas de los KPIs para que no se vean en la barra de fórmulas, marca también la casilla Oculta en el paso anterior.
    6. Ve a la pestaña Revisar y haz clic en Proteger hoja.
    7. Escribe una contraseña si quieres restringir el acceso a la hoja y marca las opciones que quieras permitir a los usuarios (por ejemplo: seleccionar celdas bloqueadas o desbloqueadas, ordenar o filtrar datos, etc.).
    8. Haz clic en Aceptar y confirma la contraseña.
    9. Repite este proceso para todas las hojas que quieras proteger.
    10. Si quieres proteger todo el libro de Excel, haz clic en Proteger libro en lugar de Proteger hoja en el paso anterior.

    Cómo exportar e imprimir los KPIs en Excel a PDF, Word o PowerPoint

    Los KPIs en Excel pueden ser exportados e impresos en diferentes formatos como PDF, Word o PowerPoint. Estos formatos te permiten compartir los KPIs en Excel con otros usuarios que no tengan acceso al archivo original o que prefieran verlos en otro formato.

    Por ejemplo, para exportar e imprimir los KPIs en Excel en formato PDF, puedes hacer lo siguiente:

    1. Selecciona el rango de celdas que contiene el dashboard de KPIs que quieres exportar o imprimir.
    2. Ve a la pestaña Archivo y haz clic en Exportar.
    3. Elige la opción Crear documento PDF/XPS y haz clic en Crear PDF/XPS.
    4. Elige la carpeta donde quieres guardar el archivo PDF y escribe un nombre para el archivo.
    5. Haz clic en Publicar y espera a que se genere el archivo PDF.
    6. Abre el archivo PDF y comprueba que se vea bien el dashboard de KPIs.
    7. Si quieres imprimir el archivo PDF, haz clic en el icono de la impresora y elige las opciones de impresión que prefieras.

    Para exportar e imprimir los KPIs en Excel en formato Word o PowerPoint, puedes seguir los mismos pasos anteriores, pero eligiendo la opción Enviar a Word o Enviar a PowerPoint en lugar de Crear documento PDF/XPS.

    Compartir y colaborar con otros usuarios usando OneDrive, SharePoint o Teams

    Los KPIs en Excel pueden ser compartidos y colaborados con otros usuarios usando herramientas como OneDrive, SharePoint o Teams. Estas herramientas te permiten almacenar los archivos de Excel en la nube, acceder a ellos desde cualquier dispositivo, compartirlos con otros usuarios y trabajar en ellos de forma simultánea y sincronizada.

    Por ejemplo, para compartir y colaborar con otros usuarios en los KPIs en Excel usando OneDrive, puedes hacer lo siguiente:

    1. Guarda el archivo de Excel que contiene los KPIs en tu cuenta de OneDrive.
    2. Abre el archivo de Excel desde OneDrive y haz clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha.
    3. Escribe las direcciones de correo electrónico de los usuarios con los que quieres compartir el archivo o copia el vínculo del archivo.
    4. Elige el nivel de permiso que quieres otorgar a los usuarios (por ejemplo: editar o ver).
    5. Haz clic en Enviar o Copiar vínculo y envía el mensaje o el vínculo a los usuarios.
    6. Los usuarios podrán abrir el archivo desde su correo electrónico o desde el vínculo y ver o editar los KPIs en Excel según el permiso que les hayas dado.
    7. Podrás ver quién está trabajando en el archivo y qué cambios está haciendo desde la barra de estado de Excel.

    Para compartir y colaborar con otros usuarios en los KPIs en Excel usando SharePoint o Teams, puedes seguir los mismos pasos anteriores, pero guardando el archivo de Excel en un sitio de SharePoint o un canal de Teams.

    Conclusión

    En este artículo te hemos mostrado cómo crear y utilizar los KPIs en Excel paso a paso, con ejemplos prácticos y plantillas gratuitas. Hemos visto cómo definir los KPIs adecuados para cada objetivo, cómo calcularlos y darles formato en Excel, cómo crear un dashboard de KPIs y cómo compartirlo y actualizarlo con otros usuarios.

    Esperamos que este artículo te haya sido útil para aprender a crear y utilizar los KPIs en Excel y que lo pongas en práctica para medir el rendimiento de tu empresa o proyecto. Si tienes alguna duda, sugerencia o comentario sobre el artículo o el tema, no dudes en dejarnos un mensaje.

    Y si quieres descargar las plantillas gratuitas de KPIs en Excel que hemos usado como ejemplo, solo tienes que hacer clic en el botón de abajo. ¡Gracias por leernos!

    FAQ. Preguntas más frecuentes sobre Indicadores KPI en Excel

    Los KPIs (Key Performance Indicators) son indicadores clave de rendimiento que te permiten medir el grado de cumplimiento de tus objetivos comerciales. Los KPIs te ayudan a evaluar el progreso, identificar las áreas de mejora y tomar mejores decisiones.

    Excel es una herramienta muy útil para crear y gestionar los KPIs, ya que te ofrece la posibilidad de organizar los datos, aplicar fórmulas, crear gráficos y diseñar dashboards personalizados. Además, Excel se integra con otras herramientas como Power Pivot, OneDrive o Teams, lo que facilita el análisis y la colaboración.

    Los tipos de gráficos que se pueden usar para representar los KPIs en Excel dependen del tipo de dato y del objetivo que se quiera mostrar. Algunos ejemplos de gráficos son: columnas, barras, líneas, áreas, sectores, anillos, dispersión, burbujas o velocímetros.

    Un KPI en Excel Power Pivot es una medida visual de rendimiento que compara el valor actual con el valor objetivo de un indicador. Para crear un KPI en Excel Power Pivot se debe activar el complemento Power Pivot, agregar los datos a un modelo de datos, calcular una medida base y una medida objetivo, crear el KPI y elegir un umbral de estado.

    Los KPIs en Excel se pueden compartir y colaborar con otros usuarios usando herramientas como OneDrive, SharePoint o Teams. Estas herramientas permiten almacenar los archivos de Excel en la nube, acceder a ellos desde cualquier dispositivo, compartirlos con otros usuarios y trabajar en ellos de forma simultánea y sincronizada.

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